Het ochtendverslag wordt pas 's middags geschreven

Iedere behandelaar kent het. De ochtend begint met goede voornemens: na elk gesprek meteen het verslag. Dan loopt het eerste gesprek uit, staat de volgende cliënt al in de wachtkamer en is er nog een telefoontje dat niet kan wachten. Het verslag van negen uur wordt geschreven na de lunch, tussen twee nieuwe afspraken door.

Dat lijkt een kwestie van planning. Maar wie kijkt naar hoeveel tijd administratie in de zorg kost, ziet dat het patroon niet aan de behandelaar ligt.

Wat de cijfers laten zien

Berenschot onderzoekt sinds 2016 hoeveel tijd professionals in de langdurige zorg kwijt zijn aan administratie. In 2025 vulden 1.952 zorgprofessionals de enquête in, onder wie medewerkers uit de GGZ. De uitkomst: gemiddeld gaat 34 procent van hun tijd naar administratieve taken, terwijl ze zelf 23 procent acceptabel vinden.

Acht op de tien ervaren die taken als enigszins tot zeer belastend. En de taken die de meeste tijd kosten, zijn precies die rond het EPD, het opstellen van rapportages en overleg en overdracht.

Met ruim een derde van de werktijd aan administratie is het geen wonder dat het verslag van de ochtend naar de middag schuift. Er is simpelweg geen ruimte om het meteen te doen.

Waarom een uitgesteld verslag meer tijd kost

Een verslag dat je direct na het gesprek schrijft, schrijf je uit je hoofd. Je weet nog wat de cliënt zei, hoe het klonk en wat je opviel. Een paar uur en drie gesprekken later moet je het reconstrueren uit steekwoorden.

Dat kost extra tijd. Je leest je aantekeningen terug, je twijfelt over een formulering, je probeert je te herinneren of iets in dit gesprek werd gezegd of in het vorige. En het verslag wordt er niet beter van: nuances verdwijnen, en wat overblijft is vaak algemener dan wat er werkelijk besproken is.

Het gevolg stapelt zich op. Wie 's middags de ochtendverslagen schrijft, schuift de middagverslagen door naar het eind van de dag, of naar de avond.

Het verslag binnen het uur

HealthTalk is gebouwd om die stapel niet te laten ontstaan. Het gesprek wordt direct na afloop omgezet in een gestructureerd verslag, in het format dat jullie instelling al gebruikt. De behandelaar leest het na terwijl het gesprek nog vers is, vult de eigen klinische indruk aan en bevestigt het. Pas dan gaat het naar het dossier.

Nalezen en aanvullen kost een fractie van de tijd die uitwerken kost. En omdat het gebeurt terwijl het gesprek nog vers in het geheugen zit, is het verslag vollediger en preciezer. De behandelaar blijft de auteur; HealthTalk neemt het uitschrijfwerk over.

Een vaste dagindeling helpt al

Ook zonder nieuw hulpmiddel kun je de middagstapel kleiner maken. Drie afspraken met jezelf maken verschil:

• Plan na elk gesprek vijf tot tien minuten vrij in je agenda, als vaste afspraak en niet als restruimte.
• Leg direct na het gesprek de kern vast, ook als het volledige verslag later volgt: wat is besproken, wat zag je, wat is de volgende stap.
• Begin de middag met een lege lijst. Gebruik het eerste half uur na de lunch alleen voor openstaande verslagen van de ochtend, voordat er nieuwe gesprekken bij komen.

Met HealthTalk wordt de tweede stap vanzelf ingevuld: de kern staat er al, en jij vult aan.

Tot slot

Professionals in de langdurige zorg besteden ruim een derde van hun tijd aan administratie, en het verslag schuift daardoor steeds verder naar achteren. Een verslag dat binnen het uur klaar is, kost minder tijd en zegt meer.

Benieuwd hoe dat er in jullie team uit zou zien? Vraag een demo aan.

Bron: Berenschot, Administratieve tijdsbesteding in de langdurige zorg, uitkomsten 2025.